10 Hal yang Harus Dipertimbangkan Saat Membuat Power Point

Cool-Underwater-Powerpoint-Templates

Saat melihat-lihat video di internet, saya menemukan sebuah paparan yang sangat menarik mengenai berbagai pertimbangan yang harus diperhatikan saat Anda menyusun power point.

Video tersebut, kendati disampaikan secara guyon (komedi), namun sangat mengena dan mudah diingat. Saya menyarankan Anda melihat “Life After Death by Powerpoint 2010 by Don McMillan”. Adapun tulisan berikut ini adalah semacam ringkasan dari apa yang beliau sampaikan. Semoga dapat membantu Anda dalam menyusun sebuah paparan menggunakan Power Point yang bukan saja menarik namun juga informatif.

1. Slide yang bersambung
Tak jarang, satu gagasan tidak cukup dituangkan dalam sebuah slide. Oleh karena itu, terkadang Anda membaginya ke dalam beberapa slide. Hal tersebut tidak dianjurkan untuk dilakukan karena dapat memengaruhi fokus para pendengar (audience) yang menyimak paparan Anda.

Seyogyanya, satu buah slide telah dapat menampung satu ide tertentu dan tugas Anda adalah mengembangkan ide tersebut melalui penjelasan yang Anda sampaikan.

2. Ukuran huruf
Seringkali ukuran huruf menjadi penentu kejelasan informasi yang disampaikan dalam power point. Pada saat memilih ukuran huruf, sebenarnya program power point sudah membuat standar (default) ukuran huruf yang pas baik itu untuk judul maupun tubuh (body) tulisan.

Anda tinggal mengikuti ukuran huruf standard tersebut dan power point yang dihasilkan akan mudah dibaca. Sayangnya, kebutuhan untuk menampilkan berbagai informasi terkadang menuntut kita untuk mengecilkan atau membesarkan ukuran huruf.

Pertimbangan menyangkut ukuran adalah keseimbangan. Huruf Anda hendaknya tak menutupi gambar atau objek lain dan menjadi yang paling menonjol. Begitu pun huruf Anda jangan sampai terlampau kecil sehingga menyulitkan hadirin yang ingin membaca power point Anda.

3. Animasi pada teks
Sungguh menyenangkan saat kita bermain-main dengan berbagai animasi yang ada di power point. Salah satunya adalah saat kita bermain dengan animasi untuk teks. Kita bisa mengatur agar tulisan yang muncul memiliki animasi seperti berputar, kedip, membesar kemudian mengecil, mengecil kemudian membesar, dan seterusnya.

Sayangnya, animasi pada tulisan cenderung mengaburkan maksud yang ingin disampaikan. Siapa orang yang suka membaca tulisan berkedip-kedip atau berputar-putar?

Pada saat memilih animasi untuk tulisan haruslah sangat berhati-hati atau kalau ingin aman hindari menggunakan animasi pada teks.

4. Pertimbangkan jenis huruf
Rupanya terdapat korelasi antara jenis huruf dengan ‘kekuatan’ pesan yang ingin disampaikan melalui power point. Misalnya saja jenis ‘Comic Sans’ cenderung dianggap untuk anak kecil, bermain-main, dan tak serius.

Sebagai contoh lain, ‘Times New Roman’ atau ‘Calibri’ ini menunjukkan pribadi yang enggan berimprovisasi dan menerima standar (default) yang diberikan oleh progam power point.

Selain itu, masih banyak contoh lain dan hendaknya sangat diperhatikan pada saat Anda menyusun paparan. Sedikit saran, hendaknya perusahaan atau Anda memiliki standar huruf sendiri yang menjadi bagian profil dari perusahaan. Keuntungan dari metode ini adalah, membangun citra diri atau perusahaan, sehingga orang lain akan mudah mengenali perusahaan/diri Anda melalui jenis huruf yang digunakan.

5. Huruf besar, huruf kecil, gabungan keduanya
Ada satu masa ketika penggunaan huruf besar digabung dengan huruf kecil, bahkan dengan angka menjadi satu tren tersendiri. Saat Anda menyusun paparan, hendaknya sangat memperhatikan kaidah penggunaan huruf besar atau kecil. Tujuannya adalah untuk kejelasan pesan yang ingin disampaikan.

Pernahkah Anda melihat paparan atau tulisan yang terdiri dari huruf besar semua? Di kalangan pengguna internet, hal tersebut diartikan sebagai bentuk ‘kemarahan’ atau seolah-oleh sedang ‘berteriak’. Bila Anda keliru menggunakannya, maka hadirin bisa salah mengira, yaitu bahwa Anda sedang marah-marah alih-alih sedang memberikan paparan.

Oh iya, apabila Anda bukan seorang penculik atau agen rahasia, hendaknya jangan menggunakan gabungan huruf besar, huruf kecil, dan juga angka. Sebab, Anda ingin memberikan penjelasan dan pesan yang jelas kepada pendengar serta sedang tidak mengirimkan kode rahasia.

6. Hati-hati saat menggunakan bullet point
Kelebihan terbesar dari power point adalah ‘kekuatan poin’. Anda menguraikan gagasan, teori, pendapat, produk, dalam bentuk poin per poin. Biasanya untuk menggambarkan hal tersebut dalam paparan adalah menggunakan ‘bullet’ atau peluru.

Barangkali filosofi penggunaan ‘bullet’ adalah agar pesan yang disampaikan seperti peluru menghujam di benak para pendengar. Tentu saja konsekuensinya haruslah tepat jumlah dan sasaran dari bullet tersebut.

Oleh sebab itu, maka penggunaan ‘bullet’ hendaknya harus diperhatikan baik itu keperluannya, maupun jumlah peluru yang digunakan.

7. Animasi secara efektif tidak mengaburkan pesan
Menyampaikan ide yang rumit menggunakan perangkat yang ada dalam power point sungguh tidak mudah. Seringkali, kita harus menggabungkan berbagai bentuk seperti lingkaran, persegi, segi tiga, elips, tanda panah, garis-garis, garis putus-putus dan lain-lain dan kawan-kawan.

Tujuan paparan Anda adalah untuk membuat kejelasan pada para pendengar dan bukan menambah keruwetan, bukan? Oleh karena itu penggunaan berbagai bentuk dan lebih lagi animasi untuk mewakili ide Anda harus diperhatikan betul-betul agar tidak malah mengaburkan pesan yang ingin disampaikan. Semakin sederhana diagram, struktur, atau gambar yang disajikan, maka pendengar akan semakin mudah memahami.

8. Penggunaan singkatan
Paparan menggunakan power poin berbeda dengan sebuah buku cerita atau novel. Ruang yang Anda miliki sangat terbatas, belum lagi waktu Anda menyampaikan pun biasanya juga sangat dibatasi.

Jalan keluar yang biasanya ditempuh adalah dengan menggunakan berbagai singkatan. Sayangnya, tak semua pendengar atau pemirsa Anda memiliki pemahaman yang sama. Oleh sebab itu, penggunaan singkatan yang terlalu sering dan digunakan untuk berbagai hal yang tidak lazim justru akan cenderung membuat pusing pendengar.

9. Penggunaan grafik, chart, bar chart, pie chart, tabel, diagram alir/struktur organisasi, dll
Saat Anda menyampaikan data tak jarang digunakanlah berbagai grafik atau diagram. Kunci yang harus diperhatikan saat memanfaatkan grafik atau diagram adalah kejelasan informasi yang ingin disampaikan.

Bisa saja grafik atau struktur atau diagram alir yang Anda sajikan begitu sederhana dan tidak rumit namun justru itu yang mudah diterima oleh pendengar. Di lain saat, karena ingin terlihat canggih dan memesona, maka ditampilkan grafik dengan berbagai warna, dilengkapi dengan huruf, bahkan mungkin animasi tapi ujungnya adalah pemirsa yang kebingungan. Tentu hal semacam itu harus dihindari.

10. Resume/riwayat hidup Anda sendiri
Sebagai pelengkap, tentu saja Anda ingin menampilkan profil diri sendiri di awal atau akhir dari paparan. Pada bagian ini, hendaknya diperhatikan lagi-lagi menyangkut kejelasan informasi dari pada sekadar memukau para pemirsa.

Alangkah lebih bijak untuk menyampaikan hal-hal yang relevan dan berkaitan dengan para pendengar daripada memamerkan berbagai capaian selama karier Anda. “Apakah semua gelar dan sertifikat serta pelatihan yang pernah Anda ikuti harus ditampilkan?” Pertanyaan tersebut semoga bisa menjadi rambu-rambu dalam menyampaikan riwayat hidup Anda di paparan menggunakan power poin.

Penutup
Seseorang yang akan menggunakan power poin hendaknya mempertimbangkan berbagai hal di atas. Selain itu, sebagai bonus, maka berikut ini rangkuman dari uraian yang sudah disampaikan di atas.

Pemirsa atau pendengar Anda berhak mendapatkan kejelasan informasi, ide, gagasan, teori daripada dipamerkan kecanggihan program, aneka rupa animasi, atau berbagai jenis dan ukuran huruf.

Power poin adalah memanfaatkan kekuatan poin. Hendaknya begitulah ide, informasi, gagasan, teori Anda disampaikan, yaitu dalam bentuk poin-poin apa yang paling penting ingin disampaikan. Sementara itu, untuk berbagai penjelasan yang mengikutinya adalah tugas Anda untuk menjelaskannya kepada pemirsa. Tak semua hal harus ditulis di power poin apalagi dibaca kata demi kata. Apabila Anda melakukan hal ini, maka sama saja menghina kemampuan para pemirsa dalam membaca.

Power poin adalah alat bantu bagi Anda untuk menyampaikan gagasan, ide, informasi, atau teori secara runtut. Selain itu juga memperkuatnya dengan berbagai gambar, suara, video, untuk mendukung Anda saat memberikan penjelasan kepada pendengar. Ingatlah bahwa aktor utamanya adalah Anda yang harus memukau penggemar dan bukan power poin buatan Anda yang lebih memesona.

Sumber gambar dari sini

Sumber tulisan dari sini