Di Antara Undangan yang Tersebar

Masalahnya adalah pada jumlah….

Seperti apa yang tertulis kemarin, pernikahan terjadi pada dua pasang pengantin. Ini berarti ada empat orang yang akan mengundang teman-temannya dan masih ditambah ke enam orang tua. Jadi ada berapa undangan totalnya?

Jikalau tiap orang mengundang 500 orang saja, maka sudah ada 5000 undangan. Tentu saja angka ini tak masuk akah. Mahalnya pencetakan undangan, berlanjut ke urusan katering sampai dengan masalah tempat acara adalah beberapa hal yang menjadi pertimbangan.

Jalan keluar yang diambil ialah dengan membatasi undangan sejumlah 1000 lembar saja dan dibagi untuk masing-masing pengantin dan orang tua. Di luar itu, undangan juga dilakukan melalui Facebook dan surat elektronik.

Apabila undangan 1000, maka katering yang dipesan sejumlah 2000 orang. Hal ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi bila yang datang berpasang-pasangan dan kedatangan beliau yang diundang di luar undangan tercetak.

Saya sendiri mendapatkan jatah 200 undangan. Sebelumnya saya sudah membuat daftar teman-teman, keluarga dan kolega yang akan diundang. Setelah dibandingkan, antara daftar yang saya buat dan jumlah undangan yang ada untuk saya, rupanya terjadi kesenjangan yang tinggi. Daftar saya jauh jumlahnya di atas undangan yang ada.

Dengan berat hati, saya pun harus memilih ulang. Mencoret beberapa nama, menambahkan nama-nama yang lain. Memilih kembali mana yang akan diundang dengan cetakan dan melalui internet.

Dalam pembuatan daftar dan pemilihan ulang ini, banyak pertimbangan yang harus dilakukan. Soal kedekatan hubungan dengan yang bersangkutan, jarak tempat tinggal calon yang akan diundang dan lain-lain. Pertimbangan-pertimbangan itu perlu dilakukan agar jumlah cetakan undangan dengan daftar bisa seimbang. Selain itu, berkaitan juga dengan metoda pengiriman undangan untuk alamat-alamat yang jauh.

Begini beberapa metoda yang saya gunakan dalam menyampaikan undangan cetak:

  • Teman-teman yang berada di dalam kota, saya sampaikan langsung ke rumah mereka masing-masing. Contohnya ialah kepada mereka yang berada di Kota Magelang.
  • Calon undangan di tetangga kota saya minta bantuan seorang teman dan ia yang akan berepot-repot, berputar-putar menyampaikan undangan tersebut. Contoh untuk hal ini adalah undangan kepada teman-teman di Yogya.
  • Undangan di kota lain kebanyakan melalui internet, namun karena satu dan lain hal, ada juga yang harus menyampaikan undangan tercetaknya. Untuk kasus semacam ini, saya harus berterima kasih pada kantor pos yang telah membantu saya dengan program paket kilat dan kilat khususnya. Contoh undangan yang saya kirim melalui pos adalah dikirim ke Semarang dan Bandung.

Dalam menyampaikan undangan-undangan ini, ada lagi pertimbangan lain, yakti waktu penyampaian undangan tersebut. Hal ini dimaksudkan agar penerima undangan pun tak kaget dan bisa menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan. Saya misalnya, ada beberapa undangan yang dari jauh-jauh hari sudah saya kirimkan. Ini terutama untuk beliau yang bertempat tinggal di lokasi yang jauh dari tempat acara akan diselenggarakan. Sebaliknya, untuk beliau yang tinggal berdekatan dengan lokasi, justru saya kirim saaat sudah mendekati dengan hari-H.

Selanjutnya adalah undangan melalui internet. Metoda yang saya pilih adalah membuat event di Facebook dan mengirimkan email ke milis.

Event di Facebook dipilih karena ini cara yang paling mudah dilakukan daripada mengunggah softcopy undangan, kemudian melakukan taging ke teman yang akan diundang. Pasalnya melakukan tag sebuah foto ke banyak orang bisa dianggap salah oleh pihak Facebook, ini semacam tindakan penyebaran sampah atau spamming dan tidak diperkenankan dilakukan di Facebook (CMIIW). Sebenarnya cara ini tetap bisa digunakan, dengan cara mencicil proses taging dalam satu hari. Mengingat tag seseorang dalam sehari dibatasi oleh Facebook hanya sampai dengan angka tertentu. Kendati cara ini bisa dilakukan, namun dengan proses semacam itu tentu saja akan sangat lama waktu yang diperlukan.

Mengingat berbagai kendala tersebut, maka event di Facebook adalah layanan yang saya pilih. Kelemahan layanan ini ialah tak ada foto undangan yang kita unggah. Kelebihannya, kita bisa mengundang dengan cepat dan jumlah yang banyak tanpa dianggap spamming.

Apa yang perlu diperhatikan dalam pembuatan event adalah selalu melakukan cek dan ricek data-data yang ada di dalam event sudah benar. Setelah membuat sebuah event, cek lagi tanggal, jam dan lokasi acara.

Saya hanya tak ingin apa yang terjadi pada saya terulang. Tempo hari, di event yang saya buat saya salah dalam memasukkan data jam. Akibatnya…nanti ya, saya ceritakan pada bagian resepsi, hehe….

Cara kedua yang saya pilih adalah dengan surat elektronik. Ini lebih mudah tentu saja, karena hanya tinggal membuat suratnya lantas kirim-kirim. Masalah terjadi pada jumlah penerima. Pasalnya akan lebih mudah bila penerima adalah perseorangan karena sudah jelas siapa saja penerimanya. Namun dalam kondisi saya yang mengikuti banyak milis, kondisi menjadi lebih sukar.

Di milis, sekali mengirim sebuah surel langsung diterima oleh banyak orang. Sangat mudah memang untuk memberitahukan ke teman-teman. Namun permasalahannya adalah, bagaimana bila semua orang dalam satu milis hadir? Wah, bisa-bisa itu akan mengacaukan jumlah konsumsi yang sudah disiapkan semula. Sebenarnya, bisa saja kita membatasi yang datang, namun tentu saja itu tak nyaman, bukan? Antisipasinya adalah dengan mengirimkan surel ke milis dari jauh-jauh hari lalu melakukan perkiraan berapa kira-kira yang akan datan dengan melihat jawaban teman-teman milis pada utas (thread) yang kita buat.

Apresiasi saya kira patut diberikan kepada teman-teman CahAndong yang terbiasa membuat daftar siapa-siapa saja yang akan datang dalam sebuah acara. Dengan daftar semacam ini, barangtentu akan memudahkan empunya acara untuk penyiapan konsumsinya.

Oiya, sebelum lupa, pada saat pembuatan event di Facebook juga perlu diperhatikan perkiraan teman-teman yang akan datang. Lagi-lagi ini menyangkut kesiapan tuan rumah dalam menyambut tamu-tamunya.

Nah, benar bukan? Saya belum bercerita menyangkut design undangan. Namun, design ini, kan soal selera dan jangan dilupakan anggaran. Jadi, ya tergantung selera empunya gawe, hehe. Sekadar berbagi pengalaman, design undangan saya disesuaikan dengan tema warna untuk acara, yaitu ungu.

Akhirnya selamat menimbang-nimbang, seperti apa undangan Anda. Berapa banyak yang akan Anda undang dan metoda mengundang seperti apa yang akan Anda gunakan.

[adsenseyu1]

6 thoughts on “Di Antara Undangan yang Tersebar”

  1. waw…lebih baik telat daripada terlambat :P
    selamat ya mas Gop, langgeng sampe kakek nenek.

    ayo2 ceritanya lanjut :D

    [Jawab?]

  2. undangan amplopnya bagus, pisau pond khusus biar memotong membulat spt itu, ya kan? Btw, jdlah keluarga sakinah, mawaddah, warahmah. Salam kenal.

    [Jawab?]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>